Assistante Polyvalente du Pôle de la Vie Culturelle et Référente Gestion des Équipements Culturels. H/F - Communes

Conditions d'exercice Travail assis en majoritéHoraire de travail Temps complet - horaires bureau - heures supplémentaires possibles selon planning des manifestations y compris le WELieu d'affectation du poste Mairie + équipements culturels + autres lieux d'animation et d'expositionAutonomie et responsabilités Sous la responsabilité du Responsable du Pôle ou son adjoint(e)Particularités du poste Déplacements possibles - travail en lien avec différents partenairesaccueil téléphonique du publicprise de contact avec la populationaccueil physique du publicTravail en équipeParticipation à des réunionsVéhicule léger (exceptionnellement)Utilisation de véhicules, enginsBureautique ; Logiciels ; Internet ...2.1. Les activités (y compris saisonnières) :Responsable Administratif et Financier - CULTURE et PATRIMOINE : - Préparer et suivre les dossiers pour les commissions et les conseils municipaux - Participer à l'élaboration et au suivi des marchés en lien avec le service de la commande publique - Rédiger et suivre les conventions de partenariats et les dossiers de subventions - Préparation et saisie du budget, suivi de l'exécution du budget de la direction - Traitement et suivi des bons de commandes et des factures du service - Veille à l'application de la réglementation budgétaire - Suivi de l'affichage règlementaire de la direction - Référent RH de la direction pour la transmission des informationsAgent administratif - CULTURE - Gestion des locaux culturels (théâtre et Pavillon Henri IV) et des locaux associatifs (Espace Heude Maccagno, Beaumonts) : - Mis à disposition des associations / particuliers / organismes extérieurs - Établissement des contrats,- Gestion des plannings, - Gestion des besoins en matériel, - Rédaction de notes de service, des courriers afférents, ...- Gestion des clés et relation avec le gardien de l'équipement,- Relation avec les prestataires de service (SSIAP, ...) - Suivi des déclarations d'assurance pour des expositions, rédaction des invitations - Suivi des déclarations SACEM, SACD, URSAAF, GUSO en fonction des évènements- Gestion des inscriptions des Ateliers Théâtre : - Gestion des bulletins d'inscription, - Relation avec l'animateur, - Suivi des présences,- Suivi des éléments de communication- Secrétariat du service (classement, enregistrement des courriers, mise sous pli...) et polyvalence, assistance de la secrétaire- Accueil téléphonique et physiqueAgent polyvalent - CULTURE - Aide à l'organisation d'expositions, évènements, réceptions (montage, accueil des partenaires...) et à leur promotion.- Participation aux actions et projets portés par le Pôle Culture et Patrimoine (y compris le week-end)

Savoir (connaissances) - maîtrise des outils bureautiques- maîtrise de la langue française et de l'orthographe - partage de responsabilités utilisateur / propriétaire- bonne connaissance des locauxSavoir faire (compétences) - sens du travail en équipe- qualités rédactionnelles- gestion du temps maîtrisée- secrétariat - techniques et outils de communicationSavoir être (comportement) - sens de l'organisation - capacité d'anticipation- autonomie, prise d'initiatives- disponibilité, réactivité- conscience professionnelle

• Orthographe
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Pro-activité
• Traitement du courrier
• Français
• Suivi de marché
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation